Die monatliche Buchhaltung ist nicht einfach nur eine Frage des „Einreichens von Berichten“, sondern ein Kreislauf, der von selbst reibungslos ablaufen sollte: Belege gehen ein, Fragen werden rechtzeitig gestellt, Steuererklärungen werden fristgerecht eingereicht, und der Unternehmer kennt die fälligen Beträge im Voraus und nicht erst am Tag der Zahlung. Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Buchhalter zeigt sich nicht in der Steuererklärung, sondern in der Anzahl der gestellten Fragen: Wer im März nicht nach einer unklaren Zahlung fragt, entdeckt diese erst im Juni – wenn die Korrektur bereits teurer ist.
Wir wickeln den monatlichen Zyklus für estnische Unternehmen vollständig aus der Ferne ab: Wir nehmen die Belege entgegen, gleichen sie mit Banken und Zahlungsdienstleistern ab, klären etwaige Unklarheiten vor der Einreichung, erstellen und reichen die KMD-, VD- und TSD-Erklärungen ein und teilen Ihnen im Voraus mit, wie viel und wann Sie zahlen müssen. Unser Honorar richtet sich nach dem tatsächlichen Dokumentenvolumen und nicht nach einer abstrakten „Unternehmensgröße“.
| Thema | Praktische Erläuterung |
|---|---|
| Was ist das? | Regelmäßige Dokumentenbearbeitung, Abgleich, Meldungen und Überwachung von Fristen – jeden Monat |
| Wer benötigt das? | Unternehmen mit regelmäßigem Geschäftsbetrieb, Umsatzsteuerpflichtige, Arbeitgeber und Verkäufer auf Marktplätzen |
| Wer benötigt nur einen Jahresbericht? | Unternehmen ohne Geschäftstätigkeit oder mit nur gelegentlichen Transaktionen |
| KMD-Erklärung | Bis zum 20. des Folgemonats, sofern umsatzsteuerlich registriert |
| TSD-Erklärung | Bis zum 10. des Folgemonats, sofern Zahlungen an Privatpersonen erfolgen |
| VD-Meldung | Bis zum 20., bei Lieferungen an B2B-Kunden in der EU |
| OSS-Erklärung | Vierteljährlich bei Verkäufen an Verbraucher in der EU, die den Schwellenwert überschreiten |
| Was bestimmt den Preis | Anzahl der Belege pro Monat, Umsatzsteuerstatus, Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Rechnungen und Währungen, Komplexität des Geschäftsmodells |
| Frist für die Einreichung der Belege | Wir empfehlen bis zum 5. des Folgemonats – dies lässt Zeit für Rückfragen |
| Arbeitsform | Vollständig remote: elektronische Dokumente, digitale Signatur |
| Wechsel von einem anderen Buchhalter | Jederzeit möglich; Buchhaltungsunterlagen und Zugriffsrechte verbleiben im Eigentum des Unternehmens |
Sollten Sie Fragen haben, stehen Ihnen unsere Mitarbeiter jederzeit gerne zur Verfügung! Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viele Transaktionen Sie pro Monat tätigen, senden Sie uns einfach einen Kontoauszug für einen beliebigen Monat zu, und wir berechnen das für Sie.
Die ehrliche Antwort hängt eher vom Umfang der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab als von dessen Bestehensdauer oder Umsatz.
Eine monatliche Buchführung ist erforderlich, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:
Ein Jahresbericht kann ausreichen, wenn das Unternehmen keine Geschäftstätigkeiten ausgeübt oder nur vereinzelte Transaktionen ohne Umsatzsteuerregistrierung oder -zahlungen getätigt hat. Dies muss jedoch anhand von Fakten und nicht aufgrund einer Vermutung überprüft werden: Jede Kontoaktivität, auch wenn sie noch so geringfügig ist, erfordert bereits eine Abrechnung für diesen Zeitraum. Wir prüfen den Jahresabschluss und teilen Ihnen umgehend mit, welches Format Sie benötigen – auch, ob dies die kostengünstigere Option ist.
Unternehmen mit gleichem Umsatz haben unterschiedliche Wartungskosten, und der Unterschied liegt fast immer in denselben Faktoren:
Praktische Schlussfolgerung: Sie können Ihre Kosten senken, ohne den Dienstleister zu wechseln. Wir stellen Ihnen von Anfang an ein paar einfache Regeln für das Dokumentenmanagement zur Verfügung, und für die meisten Unternehmen macht sich dies bereits im zweiten oder dritten Monat bezahlt.
Unter einem „Beleg“ versteht man in der Regel einen einzelnen Buchungsvorgang: eine ausgestellte Rechnung, eine Lieferantenrechnung, einen Beleg, einen Posten auf einem Kontoauszug oder einen Abrechnungsbeleg eines Zahlungsdienstleisters für den betreffenden Zeitraum. Genau aus diesem Grund ist die Betreuung eines Unternehmens mit einem Umsatz von 100.000 € und zehn großen Rechnungen pro Monat kostengünstiger als die eines Unternehmens mit einem Umsatz von 20.000 € und dreihundert kleinen Transaktionen über ein Zahlungsportal. Wir stützen unsere Bewertung auf den tatsächlichen Kontoauszug – dies ist genauer als jegliche Fragen zur „Größe des Unternehmens“.
| Formular | Was wird gemeldet | Frist |
|---|---|---|
| TSD | Löhne, Vergütungen an Vorstandsmitglieder, Dividenden, Sonderleistungen | Bis zum 10. des Folgemonats |
| KMD | Umsatz, Vorsteuer, Importe, Exporte | Bis zum 20. des Folgemonats |
| VD | Lieferungen von Waren und Dienstleistungen an B2B-Kunden in der EU | Bis zum 20. des Folgemonats |
| OSS | Verkäufe an Verbraucher in der EU im Rahmen der Sonderregelung | Vierteljährlich |
Wichtig: Eine KMD-Erklärung muss auch für Monate ohne Transaktionen eingereicht werden, wenn das Unternehmen als Umsatzsteuerpflichtiger registriert ist. Eine „Null“-Erklärung ist dennoch eine Erklärung, und die Nichtabgabe führt zu einer Steuerschuld.
Die häufigste Ursache für Unstimmigkeiten in der Buchhaltung internationaler Unternehmen ist der Versuch, Einnahmen von Stripe, Paddle oder einem Marktplatz auf der Grundlage des auf das Bankkonto gutgeschriebenen Betrags zu verbuchen. Dieser Betrag ist bereits um Provisionen, Rückerstattungen, Abzüge und Rückstellungen bereinigt und entspricht daher nicht dem Umsatz. Eine korrekte Buchführung basiert auf dem Kontoauszug des Anbieters: Der Umsatz wird in voller Höhe erfasst, Provisionen als Aufwand und Rückerstattungen als Berichtigung. Ein separates Thema sind Einnahmen in Fremdwährung und der Zeitpunkt der Umrechnung in Euro. Falls Ihr Unternehmen noch kein Bankkonto hat oder die Bank Ihren Antrag abgelehnt hat, informieren Sie sich zunächst darüber, wie Sie ein Bankkonto für ein estnisches Unternehmen eröffnen können.
Hierbei handelt es sich um zwei unterschiedliche Kategorien mit unterschiedlichen Auswirkungen. Zahlungen an ein Vorstandsmitglied werden unabhängig von dessen Wohnsitz besteuert, während das Gehalt eines außerhalb Estlands tätigen Mitarbeiters in der Regel in dem Land besteuert wird, in dem er arbeitet. Unternehmen, bei denen der Gründer sowohl Vorstandsmitglied als auch vertraglich gebundener Mitarbeiter ist, müssen diese Rollen klar voneinander trennen; andernfalls besteht die Gefahr einer Umgliederung.
Wenn Sie gerade erst damit beginnen, nach einem neuen Dienstleister zu suchen, könnte ein separater Leitfaden zur Auswahl eines Steuerberaters in Estland im Jahr 2026 hilfreich sein. Das Verfahren selbst ist unkompliziert: Sie erhalten die Quellunterlagen, Geschäftsbücher und Zugangsdaten vom bisherigen Steuerberater – diese gehören laut Gesetz dem Unternehmen. Wir prüfen, welche Abrechnungszeiträume bereits abgeschlossen und eingereicht wurden, ob Unstimmigkeiten mit den Daten der Steuerbehörde bestehen, und setzen den Zyklus fort. Der beste Zeitpunkt für den Wechsel ist nach Ablauf des Berichtsmonats, aber der Übergang kann jederzeit erfolgen. Wenn der bisherige Buchhalter nicht mehr reagiert und die Buchhaltung im Rückstand ist, beginnen wir mit einer Prüfung des aktuellen Standes und der Wiederherstellung der Unterlagen.
Sie müssen das Volumen nicht nach Augenmaß schätzen: Ein Kontoauszug für einen beliebigen Monat enthält alle Informationen, die wir für die Berechnung benötigen. Innerhalb eines Werktags melden wir uns bei Ihnen mit einer festen monatlichen Gebühr und einem auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnittenen Servicepaket.
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