A contabilidade mensal não se resume simplesmente a «apresentar relatórios», mas sim a um ciclo que deve decorrer sem problemas por si só: os documentos são recebidos, as questões são colocadas atempadamente, as declarações fiscais são apresentadas antes do prazo e o empresário sabe antecipadamente os montantes a pagar, em vez de só no dia do pagamento. A diferença entre um bom e um mau contabilista não se vê na declaração fiscal, mas sim no número de perguntas feitas: quem não questionar um pagamento pouco claro em março só o descobrirá em junho — altura em que corrigir o erro já custa mais.
Gerimos o ciclo mensal das empresas estónias de forma totalmente remota: recebemos os documentos originais, conciliamo-los com os bancos e os prestadores de serviços de pagamento, esclarecemos quaisquer dúvidas antes da apresentação, preparamos e enviamos as declarações KMD, VD e TSD e informamo-lo com antecedência sobre quanto e quando terá de pagar. Os nossos honorários são calculados com base no volume real de documentos, em vez de num «tamanho da empresa» abstrato.
| Tema | Explicação prática |
|---|---|
| O que é isto? | Processamento regular de documentos, reconciliação, declarações e acompanhamento de prazos — todos os meses |
| A quem se destina | Empresas com atividades regulares, contribuintes do IVA, empregadores e vendedores em plataformas de comércio eletrónico |
| Quem precisa apenas de um relatório anual | Empresas sem atividade comercial ou com apenas transações ocasionais |
| Declaração KMD | Até ao dia 20 do mês seguinte, se estiver registado para efeitos de IVA |
| Declaração TSD | Até ao dia 10 do mês seguinte, nos casos em que sejam efetuados pagamentos a pessoas singulares |
| Relatório VD | Até ao dia 20, para fornecimentos a clientes B2B na UE |
| Declaração OSS | Trimestralmente, para vendas a consumidores na UE que excedam o limiar |
| O que determina o preço | Número de documentos por mês, estatuto em matéria de IVA, número de colaboradores, número de faturas e moedas, complexidade do modelo de negócio |
| Prazo para a apresentação de documentos | Recomendamos que seja até ao dia 5 do mês seguinte — isto dá tempo para esclarecimentos |
| Formato de trabalho | Totalmente remoto: documentos eletrónicos, assinatura digital |
| Transição de outro contabilista | A qualquer momento; os documentos contabilísticos e os direitos de acesso continuam a ser propriedade da empresa |
Se tiver alguma dúvida, os nossos gestores estão sempre à disposição e prontos para ajudar! Se não tiver a certeza do número de transações que efetua mensalmente, basta enviar-nos um extrato bancário de qualquer mês e nós tratamos disso por si.
A resposta sincera depende do nível de atividade da empresa, e não da sua idade ou volume de negócios.
É necessária a prestação de contas mensal se se verificar pelo menos uma das seguintes situações:
Um relatório anual pode ser suficiente se a empresa não tiver realizado quaisquer atividades comerciais ou tiver efetuado apenas transações isoladas sem registo de IVA ou pagamentos. No entanto, isto deve ser verificado com base em factos, e não num palpite: qualquer atividade na conta, mesmo que mínima, já exige a prestação de contas para esse período. Analisamos o balanço e informamos imediatamente qual o formato de que necessita — incluindo se essa for a opção mais económica.
Empresas com o mesmo volume de negócios têm custos de manutenção diferentes, e a diferença reside quase sempre no mesmo conjunto de fatores:
Conclusão prática: pode reduzir os seus custos sem mudar de prestador de serviços. Apresentamos um conjunto sucinto de regras de gestão de documentos desde o início e, para a maioria das empresas, este investimento compensa-se já no segundo ou terceiro mês.
Por «documento» entende-se, normalmente, uma única transação contabilística: uma fatura emitida, uma fatura de um fornecedor, um recibo, um lançamento num extrato bancário ou um extrato de um prestador de serviços de pagamento relativo ao período. É precisamente por isso que uma empresa com um volume de negócios de 100 000 € e dez faturas de valor elevado por mês tem um custo de prestação de serviços mais baixo do que uma empresa com um volume de negócios de 20 000 € e trezentas transações de pequeno valor efetuadas através de um gateway de pagamentos. Baseamos a nossa avaliação no extrato real – isto é mais preciso do que quaisquer perguntas sobre a «dimensão da empresa».
| Formulário | O que é declarado | Prazo |
|---|---|---|
| TSD | Salários, remunerações aos membros do conselho de administração, dividendos, benefícios especiais | Até ao dia 10 do mês seguinte |
| KMD | Volume de negócios, IVA a pagar, importações, exportações | Até ao dia 20 do mês seguinte |
| VD | Fornecimentos de bens e serviços a clientes B2B na UE | Até ao dia 20 do mês seguinte |
| OSS | Vendas a consumidores na UE ao abrigo do regime especial | Trimestral |
Importante: deve ser apresentada uma declaração KMD mesmo nos meses em que não houver transações, caso a empresa esteja registada como sujeita passiva de IVA. Uma declaração «zero» continua a ser uma declaração, e a não apresentação da mesma implica uma obrigação fiscal.
A causa mais comum de discrepâncias nas contas de empresas internacionais é a tentativa de registar receitas provenientes do Stripe, do Paddle ou de um mercado com base no montante creditado na conta bancária. Este montante já foi deduzido de comissões, reembolsos, deduções e provisões e, por conseguinte, não corresponde à receita. A contabilidade correta baseia-se no extrato do prestador de serviços: a receita é registada na totalidade, as comissões como despesa e os reembolsos como um ajustamento. Uma questão à parte são as receitas em moeda estrangeira e o momento da conversão para euros. Se a sua empresa ainda não tiver uma conta bancária, ou se o banco tiver recusado o seu pedido, comece por descobrir como abrir uma conta bancária para uma empresa estónia.
Trata-se de duas categorias distintas com implicações diferentes. Os pagamentos a um membro do conselho de administração são tributados independentemente do local de residência, enquanto o salário de um colaborador que trabalha fora da Estónia é normalmente tributado no país onde trabalha. As empresas em que o fundador é simultaneamente membro do conselho de administração e colaborador ao abrigo de um contrato devem manter estas funções devidamente separadas; caso contrário, existe o risco de reclassificação.
Se está apenas a começar a procurar um novo prestador de serviços, poderá ser útil um guia específico sobre como escolher um contabilista na Estónia em 2026. O procedimento em si é simples: recebe os documentos de origem, os livros de contabilidade e os dados de acesso do contabilista anterior — por lei, estes pertencem à empresa. Verificamos quais os períodos que foram concluídos e apresentados, se existem discrepâncias em relação aos dados da autoridade fiscal e damos continuidade ao ciclo. O melhor momento para efetuar a mudança é após o final do mês de referência, mas a transição pode ocorrer a qualquer momento. Se o contabilista anterior tiver deixado de responder e as contas estiverem em atraso, começamos por auditar o estado atual e restaurar os registos.
Não é necessário estimar o volume a olho: um extrato bancário de qualquer mês fornece tudo o que precisamos para o cálculo. No prazo de um dia útil, entraremos em contacto consigo com uma mensalidade fixa e um pacote de serviços adaptado ao seu modelo.
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