Wenn Sie keine E-Residency besitzen und nicht bereit sind, einige Monate darauf zu warten, können Sie das Unternehmen registrieren lassen, ohne persönlich in Estland anwesend sein zu müssen. Sie erstellen zu Hause eine notariell beglaubigte Vollmacht; wir bringen diese zu einem estnischen Notar und reichen die Unterlagen in Ihrem Namen beim Register ein.
Es ist wichtig, gleich zu Beginn zu klären, was die Vollmacht nicht abdeckt. Sie regelt die Registrierung, nicht jedoch die Bankangelegenheiten: Die Bank wird Ihre Identität weiterhin persönlich überprüfen wollen – entweder per Videoanruf oder in einer Filiale. Auch dabei können wir Ihnen helfen, aber dies ist ein separater Schritt, der nicht Teil des Registrierungsprozesses ist.
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Verbreitung in Estland | Nicht erforderlich |
| E-Residenz | Nicht erforderlich |
| Vollmacht | Notariell beglaubigt + Apostille + beglaubigte Übersetzung |
| Unternehmensformen | OÜ, AS, MTÜ, Zweigniederlassung |
| Gesellschaftskapital einer OÜ | Ab 0,01 €, später einzuzahlen |
| Dauer der Registrierung | Bis zu fünf Werktage |
| Gesamtbearbeitungszeit | 2–4 Wochen, abhängig von der Apostille |
| Bankkonto | Kann nicht per Vollmacht eröffnet werden – Sie müssen einen Identitätsnachweis vorlegen |
Der dritte Schritt nimmt die meiste Zeit in Anspruch. Informieren Sie sich im Voraus, wie viele Tage es in Ihrem Land dauert, eine Apostille zu erhalten – an manchen Orten dauert es einen Tag, an anderen drei Wochen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Unternehmen zu registrieren, ohne nach Tallinn reisen zu müssen. Die Wahl hängt davon ab, wie schnell Sie das Unternehmen benötigen und ob Sie planen, es künftig online zu verwalten.
| Anmeldemethode | Vollmacht | E-Residency |
|---|---|---|
| Dauer bis zur Registrierung | 2–4 Wochen | 1–3 Monate (Bearbeitung + Kartenausstellung) |
| Muss ich irgendwohin gehen? | Zu Ihrem Notar | Zur Botschaft, um die Karte abzuholen |
| Anschließend die Firma verwalten | Über uns oder einen Notar | Selbst online |
| Anfängliche Kosten | Höher (Notar, Apostille, Übersetzung) | Niedriger |
| Nachträgliche Änderungen | Jedes Mal erforderliche Unterlagen | Kostenlos und schnell |
Ein sinnvoller, praktischer Ansatz: Wir melden das Unternehmen jetzt per Vollmacht an und reichen gleichzeitig einen Antrag auf E-Residency ein. Sobald die Karte eintrifft, übernehmen Sie die Kontrolle, und zu diesem Zeitpunkt ist das Unternehmen bereits in Betrieb.
Es gibt drei Voraussetzungen, die alle zwingend erfüllt sein müssen: notarielle Beglaubigung, eine Apostille (oder konsularische Beglaubigung – falls das Land nicht Vertragspartei des Haager Übereinkommens ist) sowie eine beglaubigte Übersetzung ins Estnische.
Der Hauptgrund für Ablehnungen ist jedoch der Inhalt. In der Vollmacht müssen die Befugnisse namentlich aufgeführt sein: Gründung einer Gesellschaft mit diesem und jenem Namen und diesem und jenem Stammkapital, Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags und der Satzung, Ernennung des Vorstands, Einreichung eines Antrags beim Handelsregister sowie Entgegennahme von Dokumenten. Eine allgemeine Vollmacht „zur Erledigung aller Angelegenheiten“ reicht hier nicht aus.
Daher ist das Vorgehen immer dasselbe: Zuerst stellen wir den Text zur Verfügung, dann gehen Sie zum Notar. Nicht umgekehrt.
Dies wird oft erst erwähnt, wenn die Zahlung fällig ist. Ein Firmenkonto lässt sich nicht per Vollmacht eröffnen: Die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche verlangen, dass die Bank den wirtschaftlich Berechtigten persönlich sieht. Ein Bevollmächtigter mit einem Dokument kann nicht als Ersatz fungieren.
Es gibt andere Möglichkeiten: die Video-Identifizierung über einen E-Geld-Dienstleister (EMI) (Wise, Payhawk, LHV für bestimmte Kunden) oder eine einmalige Reise nach Estland zu einem späteren Zeitpunkt, sobald das Unternehmen registriert ist. Wir gehen auf der Seite über Bankkonten ausführlich darauf ein.
Und hier noch eine gute Nachricht: Ab 2023 beträgt das Mindeststammkapital für eine OÜ 0,01 €, und es muss nicht mehr von Anfang an eingezahlt werden. Mit anderen Worten: Das Fehlen eines Bankkontos verzögert nicht den Registrierungsprozess – sondern lediglich die Aufnahme des Geschäftsbetriebs.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich lohnt, für eine Vollmacht zu bezahlen, oder ob es besser ist, auf die E-Residency zu warten, teilen Sie uns bitte die Frist mit, bis zu der die Unternehmensgründung abgeschlossen sein muss. Wenn keine Eile besteht, werden wir Sie darüber informieren.
Drei typische Situationen. Erstens: Für eine Transaktion oder einen Vertrag wird in den kommenden Wochen eine juristische Person in der EU benötigt, aber die E-Residency wurde noch nicht genehmigt. Zweitens: Es gibt keine estnische Botschaft in dem Land, oder eine Reise zur Abholung der Karte ist nicht möglich. Drittens: Es gibt mehrere Gründer in verschiedenen Ländern, und es ist schwieriger, sie alle gleichzeitig zusammenzubringen, als ihre Vollmachten einzuholen.
Es gibt auch Fälle, in denen eine Vollmacht die einzige Option ist: Der Gründer ist eine ausländische juristische Person, die per Definition keine e-Residency besitzen kann. In solchen Fällen unterzeichnet deren Geschäftsführer oder bevollmächtigter Vertreter in ihrem Namen.
Im Rahmen der Vollmacht führt unser Vertreter die darin aufgeführten Handlungen aus: Er unterzeichnet den Gesellschaftsvertrag und die Satzung vor einem Notar, reicht den Antrag beim Register ein und nimmt den Bescheid entgegen.
Was er nicht tut: Er wird weder Gesellschafter noch Vorstandsmitglied, erhält keinen Zugriff auf Finanzmittel und leitet das Unternehmen nach der Eintragung nicht. Sie werden sofort als Eigentümer und Geschäftsführer eingetragen.
Die Vollmacht ist ein einmalig zu erteilendes Dokument: Sobald die Eintragung abgeschlossen ist, verliert sie ihre Gültigkeit und kann widerrufen werden.
Sie müssen Folgendes vorlegen: eine notariell beglaubigte Vollmacht mit Apostille, eine Kopie Ihres Reisepasses (oft notariell beglaubigt) sowie einen Adressnachweis für KYC-Zwecke.
Ist der Gründer ein Unternehmen, müssen zusätzlich ein Auszug aus dem Handelsregister und ein Dokument vorgelegt werden, das die Befugnis der Person bestätigt, die die Vollmacht unterzeichnet. Alle Dokumente müssen mit einer Apostille versehen sein.
Auf estnischer Seite erstellen wir die Satzung, den Gründungsvertrag, die Einwilligung zur Nutzung der Adresse sowie die Angaben zur Kontaktperson.
Das Angebot umfasst vier Posten, von denen nur zwei von uns abhängen: unsere Dienstleistungen und die staatliche Registrierungsgebühr – diese Beträge sind vorhersehbar; die Vollmacht und die Apostille in Ihrem Land – diese unterliegen den örtlichen Tarifen, und es gibt eine große Preisspanne.
Die Dienstleistungen eines estnischen Notars werden zu festen Sätzen abgerechnet und hängen von der Höhe des genehmigten Kapitals ab. Die Angabe eines Kapitals von einer Million Euro „aus Gründen der Glaubwürdigkeit“ verteuert die Registrierung erheblich, und Sie müssen diesen Betrag ohnehin irgendwann begleichen.
| Schritt | Zeitrahmen |
|---|---|
| Vereinbarung der Bedingungen und des Wortlauts der Vollmacht | 1–2 Tage |
| Beurkundung der Vollmacht bei einem örtlichen Notar | 1–3 Tage |
| Apostille | Von 1 Tag bis zu 3 Wochen – je nach Land |
| Zustellung des Originals nach Estland | 3–7 Tage |
| Beglaubigte Übersetzung | 1–2 Tage |
| Beglaubigung und Einreichung beim Register | 1 Tag |
| Eintragungsentscheidung | Bis zu 5 Werktage |
Wenn in Ihrem Land innerhalb eines Tages eine Apostille ausgestellt wird, kann der gesamte Eintragungsprozess realistisch gesehen innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen werden.
Einkommensteuer ist erst bei der Ausschüttung von Gewinnen zu zahlen, nicht bereits bei deren Erzielung. Wenn Sie Ihre Gewinne wieder in das Wachstum reinvestieren, wird die Steuerlast aufgeschoben.
Der Rest ist eher praktischer Natur und oft noch wichtiger: eine juristische Person in der EU mit einem nachprüfbaren Register, die Möglichkeit, mit europäischen Zahlungsdiensten zu arbeiten, Zugang zu einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den innergemeinschaftlichen Handel sowie eine vollständig elektronische Berichterstattung.
Drei Schritte im ersten Monat: Eröffnen Sie ein Bankkonto, richten Sie Ihre Buchhaltung ein und klären Sie die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteueranmeldung ist bei einem Umsatz von über 40.000 € verpflichtend, wird aber manchmal schon sofort vorgenommen – wenn Sie bei europäischen Lieferanten einkaufen und die Steuer zurückfordern möchten.
Eine jährliche Steuererklärung ist auch dann verpflichtend, wenn keine Geschäftstätigkeit stattgefunden hat – die Frist endet sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres.
Es reichen zwei Angaben: das Land und die Art des Unternehmens, das Sie registrieren möchten. Daraufhin erhalten Sie eine vorgefertigte Vorlage für eine Vollmacht für Ihren Notar, einen Kostenvoranschlag sowie einen Zeitrahmen, der die Dauer für die Beschaffung einer Apostille berücksichtigt. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Antwort; die Beratung ist kostenlos.
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