Sobald Sie Waren oder digitale Dienstleistungen an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkaufen, wird die Mehrwertsteuer zu dem im Land des Käufers geltenden Satz erhoben – und in der Europäischen Union gibt es siebenundzwanzig verschiedene Sätze. Dank OSS und IOSS entfällt die Notwendigkeit, sich in jedem Land registrieren zu lassen: Sie registrieren sich einmal in Estland, reichen eine einzige Steuererklärung ein und leisten eine einzige Zahlung, und die estnische Steuerbehörde verteilt die Beträge auf die jeweiligen Länder.
Die Schwierigkeit liegt nicht in der Registrierung selbst – der Antrag kann über e-MTA innerhalb weniger Minuten eingereicht werden. Die Schwierigkeit liegt in dem, was danach folgt: Die Umsätze müssen korrekt nach Ländern und Steuersätzen zugeordnet werden, Berichte von Marktplätzen und Zahlungsgateways müssen zusammengestellt werden, Rückerstattungen und Rabatte müssen berücksichtigt werden, und die vierteljährliche Steuererklärung muss bis zum letzten Tag des auf das Quartal folgenden Monats eingereicht werden. Fehler bleiben hier bis zu einer Prüfung unbemerkt – und treten dann in mehreren Ländern gleichzeitig zutage.
Wir ermitteln, welches Verfahren Sie benötigen – und ob Sie überhaupt eines benötigen –, registrieren Ihr Unternehmen im Rahmen von OSS oder IOSS und übernehmen die Abwicklung Ihrer Berichterstattung: Aufschlüsselung der Umsätze nach Ländern, Abgleich der Marktplatzdaten, Vornahme von Anpassungen und Überwachung der Fristen.
| Thema | Praktische Erläuterung |
|---|---|
| Was ist OSS? | Ein spezielles Verfahren zur Umsatzsteuererklärung für Verkäufe an Verbraucher in der EU über ein einziges Registrierungsland |
| Was ist IOSS? | Sonderregelung für importierte Pakete mit einem Wert von bis zu 150 €, die an Verbraucher in der EU verkauft werden |
| Schwellenwert | 10.000 € pro Jahr für den gesamten Fernabsatz und digitale Dienstleistungen an Verbraucher in der EU |
| Unterhalb des Schwellenwerts | Es kann estnische Mehrwertsteuer anfallen; oberhalb dieses Schwellenwerts gilt die Mehrwertsteuer des Landes des Käufers |
| Wo muss man sich registrieren? | e-MTA: „Register und Anfragen“ → „Registrierung“ → Registrierung als Nutzer der Sonderregelungen OSS/IOSS |
| OSS-Zeitraum | Quartal; Abgabe der Erklärung bis zum letzten Tag des auf das Quartal folgenden Monats |
| OSS-Fristen | 30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar |
| IOSS-Zeitraum | Monat |
| Unternehmen außerhalb der EU | Für die IOSS ist ein in Estland registrierter Vermittler erforderlich |
| Vermittlernummer | Dem Vermittler wird eine eigene Nummer mit dem Präfix „IN“ zugewiesen; ein Nutzer des Systems darf nur einen Vermittler haben |
| Standard-KMD-Meldung | OSS ersetzt diese nicht: Inländischer Umsatz und Abzüge werden wie gewohnt gemeldet |
| Verspätete Einreichung | Zinsen werden ab dem ersten Tag berechnet, ohne dass Mahnungen versandt werden |
Sollten Sie Fragen haben, stehen Ihnen unsere Manager jederzeit gerne zur Verfügung! Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Schwelle von 10.000 € überschritten haben, senden Sie uns bitte Ihren Umsatzbericht zu – wir berechnen das dann kostenlos für Sie.
Es handelt sich hierbei um zwei unterschiedliche Regelungen für zwei unterschiedliche Situationen, die regelmäßig verwechselt werden.
Das OSS-Verfahren (One Stop Shop) kommt zur Anwendung, wenn sich die Waren bereits in der EU befinden oder die Dienstleistung elektronisch erbracht wird und der Käufer ein Verbraucher aus einem anderen EU-Land ist. Sie berechnen die Mehrwertsteuer zu dem im Land des Käufers geltenden Satz, melden jedoch alles in einer einzigen vierteljährlichen Erklärung über Estland. Das Verfahren ist je nach Sitz des Verkäufers in ein EU- und ein Nicht-EU-Verfahren unterteilt.
IOSS (Import One Stop Shop) gilt für den Verkauf von Waren, die von außerhalb der EU importiert werden, sofern der Wert der Sendung 150 € nicht übersteigt. Der Verkäufer berechnet die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt des Verkaufs, und das Paket wird verzollt, ohne dass an der Grenze zusätzliche Steuern erhoben werden. Für den Käufer bedeutet dies, dass er bei Erhalt der Sendung keine unangenehmen Überraschungen erlebt; für den Verkäufer bedeutet es eine planbare Lieferung und weniger Rücksendungen.
Der Schwellenwert von 10.000 € wird als Summe der Fernverkäufe von Waren und digitalen Dienstleistungen an Verbraucher in allen EU-Ländern zusammen berechnet und nicht für jedes Land einzeln. Bis zum Erreichen des Schwellenwerts kann die estnische Mehrwertsteuer angewendet werden; darüber hinaus muss die Mehrwertsteuer des Landes des Käufers angewendet werden. Eine Registrierung beim OSS ist auch auf freiwilliger Basis möglich, bevor der Schwellenwert erreicht ist: Dies ist oft einfacher, als im Laufe des Jahres den Überblick darüber zu behalten, wann der Schwellenwert überschritten wird.
Der Antrag wird über e-MTA im Bereich „Register und Anfragen“ eingereicht und ist weder gebührenpflichtig noch erfordert er einen Besuch. Genau aus diesem Grund melden sich viele Verkäufer selbst an – nur um ein Quartal später festzustellen, dass sie in der Erklärung nichts einzutragen haben.
Was in der Praxis schiefgeht:
Praktische Schlussfolgerung: Die Frage lautet nicht „Wie registriert man sich?“, sondern „Wie organisiert man den Datenupload so, dass das Quartal in einer Stunde statt in einer Woche abgeschlossen ist?“. Wir richten dies von Anfang an ein.
Eine gründliche Analyse bringt mehr als das Verfahren selbst.
Die Sonderregelung ist eine Erweiterung der Standardbuchhaltung, kein Ersatz dafür. Wenn ein einziger Dienstleister sowohl die Buchhaltung als auch das OSS übernimmt, stimmen die Daten in der vierteljährlichen Meldung automatisch mit den Daten im KMD und im Jahresbericht überein, anstatt erst nach einer Jahresabschlussabstimmung.
| Zeitraum | Frist |
|---|---|
| Erstes Quartal (Januar–März) | 30. April |
| Zweites Quartal (April–Juni) | 31. Juli |
| Drittes Quartal (Juli–September) | 31. Oktober |
| Viertes Quartal (Oktober–Dezember) | 31. Januar des Folgejahres |
Die OSS-Meldung muss ausschließlich elektronisch eingereicht werden; es gibt kein Papierformular. Für IOSS beträgt der Berichtszeitraum einen Monat. Wichtig: Meldungen müssen auch für Zeiträume ohne Umsatz eingereicht werden. Verzugszinsen werden ab dem ersten Tag nach Ablauf der Frist berechnet, ohne dass es vorheriger Mahnungen oder Erinnerungen bedarf.
Ein Verkäufer ohne Niederlassung in der Europäischen Union kann sich nicht selbstständig beim IOSS registrieren – ein in der EU ansässiger Vermittler ist erforderlich. In Estland kann eine Person als Vermittler fungieren, wenn sie im Handelsregister eingetragen, als estnischer Umsatzsteuerzahler registriert, zahlungsfähig, von einwandfreiem Ruf und frei von Steuerrückständen ist. Der Vermittler registriert sich zunächst selbst und erhält eine eigene Nummer mit dem Präfix „IN“, anschließend registriert er den Systemnutzer.
Es gibt zwei Punkte, die selten erwähnt werden. Erstens darf ein Systemnutzer nur einen Vermittler haben – ein Wechsel ist zwar möglich, stellt jedoch ein eigenständiges Verfahren dar und lässt sich nicht einfach per Knopfdruck bewerkstelligen. Zweitens haftet der Vermittler für die Verpflichtungen des Nutzers gegenüber den Steuerbehörden; daher führt ein seriöser Anbieter eigene Überprüfungen des Kunden durch und behält sich das Recht vor, die Zusammenarbeit abzulehnen. Ein Angebot, „ohne Fragen und innerhalb von 24 Stunden“ Vermittler zu werden, ist eher ein Grund zur Sorge als zur Freude.
Ein Nutzer der Sonderregelung ist verpflichtet, ein nach Ländern aufgeschlüsseltes Transaktionsregister zu führen und dieses für den vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren, um es auf Anfrage den Steuerbehörden jedes Landes vorzulegen, in dem Käufer ansässig waren. In der Praxis bedeutet dies, dass Transaktionsdaten aus Zahlungssystemen und Marktplätzen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden müssen und nicht nur in Form des zusammenfassenden Berichts des Buchhalters. Oft ist es unmöglich, diese Daten nach zwei Jahren wiederherzustellen, insbesondere wenn Sie die Plattform oder den Tarif gewechselt haben.
Ab 2025 tritt in der EU eine Ausnahmeregelung für Kleinunternehmen in Kraft, die es einem Unternehmen aus einem EU-Land ermöglicht, in einem anderen Land von der Mehrwertsteuerbefreiung zu profitieren, sofern sowohl die nationalen als auch die europaweiten Schwellenwerte eingehalten werden. Für kleine Verkäufer ist dies manchmal vorteilhafter als das OSS, aber die Regelungen schließen sich bei denselben Lieferungen gegenseitig aus, sodass die Wahl zwischen ihnen sorgfältig abgewogen werden muss. Wir werden beide Optionen anhand Ihrer Zahlen bewerten.
Bitte beschreiben Sie Ihr Geschäftsmodell: Was Sie verkaufen, von wo aus Sie versenden, in welche Länder und über welche Plattformen. Innerhalb eines Werktags teilen wir Ihnen mit, welche Regelung gilt, ob zum jetzigen Zeitpunkt eine Registrierung erforderlich ist und wie hoch die Kosten für die Führung der erforderlichen Aufzeichnungen sind.
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