Si no dispones de la residencia electrónica y no estás dispuesto a esperar un par de meses para obtenerla, puedes constituir la empresa sin necesidad de estar físicamente presente en Estonia. Tú redactas un poder notarial en tu país; nosotros lo llevamos ante un notario estonio y presentamos los documentos en el registro en tu nombre.
Es importante aclarar desde el principio qué es lo que no cubre el poder notarial. Este se encarga del registro, pero no de los trámites bancarios: el banco seguirá exigiendo que verifiques tu identidad en persona, ya sea mediante una videollamada o en una sucursal. También podemos ayudarte con esto, pero se trata de un trámite independiente que no forma parte del proceso de registro.
| Parámetro | Valor |
|---|---|
| Presencia en Estonia | No es necesario |
| Residencia electrónica | No es necesario |
| Poder notarial | Notarizado + apostilla + traducción jurada |
| Formas jurídicas de la empresa | OÜ, AS, MTÜ, sucursal |
| Capital social de una OÜ | Desde 0,01 €, a abonar posteriormente |
| Plazo de registro | Hasta cinco días laborables |
| Tiempo total de tramitación | De 2 a 4 semanas, dependiendo de la apostilla |
| Cuenta bancaria | No se puede abrir mediante poder notarial; deberá presentar un documento de identidad |
El tercer paso es el que lleva más tiempo. Averigua con antelación cuántos días se tarda en obtener una apostilla en tu país: en algunos sitios se tarda un día, en otros tres semanas.
Hay dos formas de registrar una empresa sin tener que desplazarse a Tallin. La elección depende de la urgencia con la que necesites la empresa y de si tienes pensado gestionarla en línea en el futuro.
| Método de registro | Poder notarial | Residencia electrónica |
|---|---|---|
| Plazo de registro | 2-4 semanas | De 1 a 3 meses (tramitación + emisión de la tarjeta) |
| ¿Tengo que desplazarme a algún sitio? | Al notario | A la embajada para recoger la tarjeta |
| Gestión posterior de la empresa | A través de nosotros o de un notario | Por tu cuenta a través de Internet |
| Coste inicial | Más elevado (notario, apostilla, traducción) | Menor |
| Modificaciones posteriores | Documentos necesarios en cada ocasión | Gratis y rápido |
Un enfoque práctico y sensato: registramos la empresa mediante un poder notarial ahora mismo y, al mismo tiempo, presentamos una solicitud de residencia electrónica. Cuando llegue la tarjeta, tú tomarás el control y, para entonces, la empresa ya estará en funcionamiento.
Hay tres requisitos, todos ellos obligatorios: la certificación notarial, una apostilla (o legalización consular, si el país no es parte del Convenio de La Haya) y una traducción jurada al estonio.
Sin embargo, el motivo principal de las denegaciones es el contenido. El poder notarial debe especificar las facultades por su nombre: constituir una sociedad con tal y tal denominación y tal y tal capital social, firmar la escritura de constitución y los estatutos sociales, nombrar al consejo de administración, presentar una solicitud ante el Registro Mercantil y recibir documentos. Un poder general «para llevar a cabo todos los asuntos» no es válido en este caso.
Por lo tanto, el procedimiento es siempre el mismo: primero le facilitamos el texto y, a continuación, usted acude al notario. No al revés.
Esto es algo que a menudo no se menciona hasta que llega el momento del pago. No se puede abrir una cuenta bancaria de empresa mediante un poder notarial: la normativa contra el blanqueo de capitales exige que el banco vea en persona al titular real último. Un representante con un documento no puede actuar como sustituto.
Existen otras opciones: la identificación por vídeo a través de un proveedor de servicios de pago electrónico (EMI) (Wise, Payhawk, LHV para algunos clientes) o un único viaje a Estonia en una fecha posterior, una vez que la empresa se haya registrado. Tratamos este tema en detalle en la página sobre cuentas bancarias.
Y aquí hay buenas noticias: a partir de 2023, el capital social mínimo para una OÜ será de 0,01 €, y no será necesario desembolsarlo desde el principio. En otras palabras, no disponer de una cuenta bancaria no retrasará el proceso de registro, sino solo el inicio de las operaciones.
Si no estás seguro de si merece la pena pagar por un poder notarial o si es mejor esperar a la e-Residency, indícanos la fecha límite en la que necesitas que la empresa esté constituida. Si no hay prisa, te lo comunicaremos.
Tres situaciones habituales. Primera: una transacción o un contrato requiere una persona jurídica en la UE en las próximas semanas, pero aún no se ha aprobado la residencia electrónica. Segunda: no hay embajada de Estonia en el país, o no es posible viajar para recoger la tarjeta. Tercera: hay varios fundadores en distintos países, y reunirlos a todos al mismo tiempo resulta más complicado que recabar sus poderes notariales.
También hay casos en los que el poder notarial es la única opción: el fundador es una persona jurídica extranjera que, por definición, no puede ser titular de la residencia electrónica. En tales casos, su director o representante autorizado firma en su nombre.
En virtud del poder notarial, nuestro representante lleva a cabo las acciones que en él se enumeran: firma la escritura de constitución y los estatutos ante notario, presenta la solicitud al registro y recoge la resolución.
Lo que no hace: no se convierte en accionista ni en miembro del consejo de administración, no tiene acceso a los fondos y no gestiona la empresa tras su inscripción. Usted queda inscrito inmediatamente como propietario y director.
El poder notarial es un documento de carácter puntual: una vez completada la inscripción, deja de tener efecto y puede revocarse.
Deberá aportar: un poder notarial con apostilla, una copia de su pasaporte (a menudo certificada ante notario) y un justificante de domicilio a efectos de KYC.
Si el fundador es una empresa, también deberá presentarse un extracto del registro mercantil y un documento que confirme la autoridad de la persona que firma el poder notarial. Todos los documentos deben llevar una apostilla.
Por parte de Estonia, preparamos los estatutos sociales, la escritura de constitución, el consentimiento para el uso de la dirección y los datos de la persona de contacto.
El presupuesto consta de cuatro partidas, y solo dos de ellas dependen de nosotros: nuestros servicios y la tasa de registro estatal —estas cantidades son predecibles—; el poder notarial y la apostilla en su país —estas están sujetas a las tarifas locales y existe una amplia variación de precios—.
Los servicios de un notario estonio se cobran a tarifas fijas y dependen del importe del capital social. Declarar un capital de un millón de euros «por motivos de credibilidad» encarecerá considerablemente el registro, y, de todos modos, tendrá que abonarlo en algún momento.
| Paso | Plazo |
|---|---|
| Acuerdo sobre los términos y el texto del poder notarial | 1-2 días |
| Formalización del poder ante un notario local | 1-3 días |
| Apostilla | De 1 día a 3 semanas, dependiendo del país |
| Entrega del original en Estonia | De 3 a 7 días |
| Traducción jurada | De 1 a 2 días |
| Certificación notarial y presentación ante el registro | 1 día |
| Resolución de inscripción | Hasta 5 días laborables |
Si en su país se expide una apostilla en un día, el proceso de registro completo puede completarse, de forma realista, en dos semanas.
El impuesto sobre la renta se paga cuando se reparten los beneficios, no cuando se obtienen. Si reinviertes tus ganancias en el crecimiento de la empresa, la carga fiscal se aplaza.
El resto son aspectos más prácticos y, a menudo, más importantes: una persona jurídica en la UE con un registro verificable, la posibilidad de trabajar con servicios de pago europeos, el acceso a un número de IVA para el comercio intracomunitario y la presentación de informes totalmente electrónicos.
Tres pasos en el primer mes: abrir una cuenta bancaria, configurar la contabilidad y tramitar el IVA. El registro a efectos del IVA es obligatorio para una facturación superior a 40 000 €, pero a veces se realiza de inmediato, si se compra a proveedores europeos y se desea reclamar la devolución del impuesto.
Es obligatorio presentar una declaración anual incluso si no ha habido actividad comercial; el plazo vence seis meses después del cierre del ejercicio fiscal.
Solo tienes que indicar dos datos: el país y el tipo de empresa que deseas registrar. A continuación, recibirás una plantilla de poder notarial ya preparada para tu notario, un presupuesto y un plazo de entrega, teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en obtener una apostilla. Recibirás una respuesta en el plazo de un día laborable; la consulta es gratuita.
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