Se não tiver a e-Residency e não estiver disposto a esperar alguns meses por ela, pode registar a empresa sem ter de estar fisicamente presente na Estónia. Basta redigir uma procuração autenticada num notário no seu país; nós levamo-la a um notário estónio e apresentamos os documentos ao registo em seu nome.
É importante esclarecer desde já o que a procuração não abrange. Ela trata do registo, mas não das questões bancárias: o banco continuará a querer verificar a sua identidade pessoalmente – seja através de uma videochamada ou numa agência. Também podemos ajudar com isso, mas trata-se de um passo separado, que não faz parte do processo de registo.
| Parâmetro | Valor |
|---|---|
| Presença na Estónia | Não é necessária |
| Residência eletrónica | Não é necessário |
| Procuração | Autenticada em notário + apostila + tradução certificada |
| Formas jurídicas | OÜ, AS, MTÜ, sucursal |
| Capital social de uma OÜ | A partir de 0,01 €, a pagar posteriormente |
| Prazo de registo | Até cinco dias úteis |
| Tempo total de processamento | 2 a 4 semanas, dependendo da apostila |
| Conta bancária | Não pode ser aberta por procuração — terá de apresentar um documento de identificação |
O terceiro passo é o que demora mais tempo. Informe-se com antecedência sobre quantos dias demora a obtenção de uma apostila no seu país – em alguns locais demora um dia, noutros, três semanas.
Existem duas formas de registar uma empresa sem se deslocar a Tallinn. A escolha depende da urgência com que precisa da empresa e se tenciona geri-la online no futuro.
| Método de registo | Procuração | Residência eletrónica |
|---|---|---|
| Prazo para o registo | 2–4 semanas | 1 a 3 meses (processamento + emissão do cartão) |
| Preciso de me deslocar a algum sítio? | Ao seu notário | À embaixada para levantar o cartão |
| Gestão da empresa posteriormente | Através de nós ou de um notário | Por conta própria, online |
| Custo inicial | Mais elevado (notário, apostila, tradução) | Mais baixo |
| Alterações posteriores | Documentos necessários em cada ocasião | Gratuito e rápido |
Uma abordagem prática e sensata: registamos a empresa por procuração agora e, ao mesmo tempo, apresentamos um pedido de e-Residency. Quando o cartão chegar, assume o controlo e, nessa altura, a empresa já estará em pleno funcionamento.
Existem três requisitos, todos eles obrigatórios: autenticação notarial, uma apostila (ou legalização consular — caso o país não seja signatário da Convenção de Haia) e uma tradução certificada para o estónio.
No entanto, a principal razão para as recusas é o conteúdo. A procuração deve especificar os poderes por nome: constituir uma sociedade com tal e tal denominação e tal e tal capital social, assinar o contrato de sociedade e os estatutos, nomear o conselho de administração, apresentar um pedido ao registo comercial e receber documentos. Uma procuração geral «para tratar de todos os assuntos» não é válida neste caso.
Por conseguinte, o procedimento é sempre o mesmo: primeiro fornecemos o texto, depois o cliente dirige-se ao notário. Não é o contrário.
Este é um aspeto que muitas vezes só é mencionado quando chega a altura do pagamento. Não é possível abrir uma conta bancária empresarial por meio de uma procuração: os regulamentos contra a lavagem de dinheiro exigem que o banco verifique pessoalmente o titular beneficiário final. Um representante munido de um documento não pode atuar como substituto.
Existem outras opções: identificação por vídeo através de um EMI (Wise, Payhawk, LHV para alguns clientes) ou uma única viagem à Estónia numa data posterior, assim que a empresa estiver registada. Abordamos este assunto em pormenor na página sobre contas bancárias.
E aqui estão algumas boas notícias: a partir de 2023, o capital social mínimo para uma OÜ será de 0,01 €, e não será necessário pagá-lo logo no início. Por outras palavras, não ter uma conta bancária não irá atrasar o processo de registo — apenas o início das operações.
Se não tiver a certeza se vale a pena pagar por uma procuração ou se é melhor aguardar pela e-Residência, informe-nos qual é o prazo até ao qual precisa que a empresa esteja constituída. Se não houver pressa, iremos informá-lo.
Três situações típicas. Primeira: uma transação ou contrato exige uma entidade jurídica na UE nas próximas semanas, mas a e-Residency ainda não foi aprovada. Segunda: não existe uma embaixada da Estónia no país, ou não é possível viajar para levantar o cartão. Terceira: existem vários fundadores em países diferentes, e reunir todos ao mesmo tempo é mais difícil do que recolher as suas procurações.
Existem também casos em que uma procuração é a única opção: o fundador é uma entidade jurídica estrangeira que, por definição, não pode ser titular da e-Residency. Nesses casos, o seu diretor ou representante autorizado assina em seu nome.
Ao abrigo da procuração, o nosso representante realiza as ações nela enumeradas: assina o contrato de constituição e os estatutos perante um notário, apresenta o pedido ao registo e recebe a decisão.
O que não faz: não se torna acionista nem membro do conselho de administração, não tem acesso aos fundos e não gere a empresa após o registo. O(a) senhor(a) é imediatamente registado(a) como proprietário(a) e administrador(a).
A procuração é um documento único: assim que o registo estiver concluído, deixa de ter qualquer efeito e pode ser revogada.
Terá de apresentar: uma procuração autenticada por notário com apostila, uma cópia do seu passaporte (frequentemente autenticada por notário) e um comprovativo de morada para efeitos de KYC.
Se o fundador for uma empresa, deve também ser apresentado um extrato do registo comercial e um documento que confirme a autoridade da pessoa que assina a procuração. Todos os documentos devem conter uma apostila.
Do lado estónio, preparamos os estatutos, o ato constitutivo, o consentimento para a utilização do endereço e os dados da pessoa de contacto.
O orçamento inclui quatro itens, dos quais apenas dois dependem de nós: os nossos serviços e a taxa de registo estatal – estes montantes são previsíveis; a procuração e a apostila no seu país – estas estão sujeitas às taxas locais, existindo uma grande variação de preços.
Os serviços de um notário estónio são cobrados a taxas fixas e dependem do montante do capital social autorizado. Declarar um capital de um milhão de euros «por uma questão de credibilidade» tornará o registo significativamente mais caro, e, de qualquer forma, terá de o pagar em algum momento.
| Etapa | Prazo |
|---|---|
| Acordo sobre os termos e o texto da procuração | 1–2 dias |
| Formalização da procuração num cartório local | 1–3 dias |
| Apostila | De 1 dia a 3 semanas — dependendo do país |
| Entrega do original na Estónia | 3–7 dias |
| Tradução juramentada | 1 a 2 dias |
| Autenticação notarial e apresentação no registo | 1 dia |
| Decisão de registo | Até 5 dias úteis |
Se a apostila for emitida no seu país no prazo de um dia, todo o processo de registo pode, na prática, ser concluído no prazo de duas semanas.
O imposto sobre o rendimento é devido quando os lucros são distribuídos, e não quando são obtidos. Se reinvestir os seus lucros no crescimento da empresa, a carga fiscal é diferida.
O resto é mais prático e, muitas vezes, mais importante: uma entidade jurídica na UE com um registo verificável, a capacidade de trabalhar com serviços de pagamento europeus, acesso a um número de IVA para o comércio intracomunitário e reporte totalmente eletrónico.
Três passos no primeiro mês: abrir uma conta bancária, configurar a sua contabilidade e tratar do IVA. O registo para efeitos de IVA é obrigatório para um volume de negócios superior a 40 000 €, mas, por vezes, é feito de imediato — se comprar a fornecedores europeus e pretender reclamar o reembolso do imposto.
É obrigatória a apresentação de uma declaração anual, mesmo que não tenha havido atividade comercial — o prazo é de seis meses após o final do exercício financeiro.
Bastam duas linhas: o país e o tipo de empresa que pretende registar. Em resposta, receberá um modelo de procuração já pronto para o seu notário, um orçamento e um prazo, tendo em conta o tempo necessário para obter uma apostila. Receberá uma resposta no prazo de um dia útil; a consulta é gratuita.
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