Si vous ne disposez pas de l’e-Residency et que vous n’êtes pas prêt à attendre quelques mois pour l’obtenir, vous pouvez enregistrer votre société sans avoir à vous rendre physiquement en Estonie. Vous rédigez une procuration notariée depuis chez vous ; nous la remettons à un notaire estonien et déposons les documents au registre en votre nom.
Il est important de préciser d’emblée ce que la procuration ne couvre pas. Elle permet d’effectuer l’enregistrement, mais pas les démarches bancaires : la banque exigera tout de même de vérifier votre identité en personne, soit par appel vidéo, soit en agence. Nous pouvons également vous aider dans cette démarche, mais il s’agit d’une étape distincte qui ne fait pas partie du processus d’enregistrement.
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Présence en Estonie | Non requise |
| Résidence électronique | Non requise |
| Procuration | Certifiée par un notaire + apostille + traduction certifiée |
| Formes juridiques | OÜ, AS, MTÜ, succursale |
| Capital social d’une OÜ | À partir de 0,01 €, à verser ultérieurement |
| Délai d’enregistrement | Jusqu’à cinq jours ouvrables |
| Durée totale de traitement | 2 à 4 semaines, en fonction de l’apostille |
| Compte bancaire | Ne peut pas être ouvert par procuration — vous devrez fournir une pièce d’identité |
C'est la troisième étape qui prend le plus de temps. Renseignez-vous à l'avance sur le nombre de jours nécessaires pour obtenir une apostille dans votre pays : dans certains endroits, cela prend un jour, dans d'autres, trois semaines.
Il existe deux façons d’enregistrer une société sans se rendre à Tallinn. Le choix dépend de l’urgence avec laquelle vous avez besoin de cette société et de votre intention de la gérer en ligne à l’avenir.
| Méthode d’enregistrement | Procuration | e-Résidence |
|---|---|---|
| Délai d’enregistrement | 2 à 4 semaines | 1 à 3 mois (traitement + délivrance de la carte) |
| Dois-je me déplacer ? | Chez votre notaire | À l’ambassade pour retirer la carte |
| Gestion de l’entreprise par la suite | Par notre intermédiaire ou chez un notaire | Par vous-même en ligne |
| Coût initial | Plus élevés (notaire, apostille, traduction) | Moins élevé |
| Modifications ultérieures | Documents requis à chaque fois | Gratuit et rapide |
Une approche pratique et judicieuse : nous enregistrons dès maintenant la société par procuration et, parallèlement, déposons une demande d’e-Residency. Lorsque la carte arrive, vous prenez les rênes, et à ce moment-là, l’entreprise est déjà opérationnelle.
Il existe trois conditions, toutes obligatoires : la certification par un notaire, l’apostille (ou la légalisation consulaire — si le pays n’est pas partie à la Convention de La Haye) et une traduction certifiée en estonien.
Toutefois, la principale cause de rejet réside dans le contenu. La procuration doit préciser les pouvoirs par leur nom : constituer une société portant telle ou telle dénomination et doté d’un tel capital social, signer l’acte constitutif et les statuts, nommer le conseil d’administration, déposer une demande d’inscription au registre du commerce et recevoir des documents. Une procuration générale « pour mener toutes les affaires » n’est pas valable dans ce cas.
Par conséquent, la procédure est toujours la même : nous vous fournissons d’abord le texte, puis vous vous rendez chez le notaire. Et non l’inverse.
C’est un point qui n’est souvent évoqué qu’au moment du paiement. Vous ne pouvez pas ouvrir un compte bancaire d’entreprise par procuration : la réglementation anti-blanchiment impose à la banque de rencontrer en personne le bénéficiaire effectif final. Un représentant muni d’un document ne peut pas se substituer à lui.
Il existe d’autres options : l’identification par vidéo via un prestataire de services de paiement en ligne (Wise, Payhawk, LHV pour certains clients) ou un seul déplacement en Estonie à une date ultérieure, une fois la société enregistrée. Nous abordons ce sujet en détail sur la page consacrée aux comptes bancaires.
Et voici une bonne nouvelle : à partir de 2023, le capital social minimum d’une OÜ sera de 0,01 €, et il ne sera pas nécessaire de le libérer dès le départ. En d’autres termes, le fait de ne pas disposer d’un compte bancaire ne retardera pas le processus d’enregistrement, mais uniquement le démarrage des activités.
Si vous ne savez pas s’il vaut mieux payer pour une procuration ou attendre l’e-Residency, veuillez nous indiquer la date limite à laquelle vous devez avoir créé votre société. S’il n’y a pas d’urgence, nous vous le ferons savoir.
Trois situations typiques. Premièrement : une transaction ou un contrat nécessite la création d’une entité juridique dans l’UE dans les semaines à venir, mais la résidence électronique n’a pas encore été approuvée. Deuxièmement : il n’y a pas d’ambassade d’Estonie dans le pays, ou il n’est pas possible de se déplacer pour récupérer la carte. Troisièmement : il y a plusieurs fondateurs dans différents pays, et il est plus difficile de les réunir tous en même temps que de recueillir leurs procurations.
Il existe également des cas où la procuration est la seule option : le fondateur est une personne morale étrangère qui, par définition, ne peut pas détenir l’e-résidence. Dans de tels cas, son directeur ou son représentant autorisé signe en son nom.
En vertu de la procuration, notre représentant effectue les démarches qui y sont énumérées : il signe l’acte constitutif et les statuts devant un notaire, dépose la demande auprès du registre et reçoit la décision.
Ce qu’il ne fait pas : il ne devient ni actionnaire ni membre du conseil d’administration, n’a pas accès aux fonds et ne gère pas la société après son enregistrement. Vous êtes immédiatement enregistré en tant que propriétaire et directeur.
La procuration est un document ponctuel : une fois l’enregistrement effectué, elle n’a plus aucun effet et peut être révoquée.
Vous devrez fournir : une procuration notariée munie d’une apostille, une copie de votre passeport (souvent notariée) et un justificatif de domicile à des fins de vérification d’identité (KYC).
Si le fondateur est une société, un extrait du registre du commerce et un document confirmant l’autorité de la personne signant la procuration doivent également être fournis. Tous les documents doivent être munis d’une apostille.
Du côté estonien, nous préparons les statuts, l’acte constitutif, l’autorisation d’utilisation de l’adresse et les coordonnées de la personne de contact.
Le devis comprend quatre postes, dont seuls deux dépendent de nous : nos services et les frais d’enregistrement auprès de l’État – ces montants sont prévisibles ; la procuration et l’apostille dans votre pays – celles-ci sont soumises aux tarifs locaux, et les prix varient considérablement.
Les honoraires d’un notaire estonien sont fixés à des tarifs forfaitaires et dépendent du montant du capital social. Déclarer un capital d’un million d’euros « par souci de crédibilité » rendra l’enregistrement nettement plus coûteux, et vous devrez de toute façon le verser à un moment ou à un autre.
| Étape | Délai |
|---|---|
| Convenir des conditions et du libellé de la procuration | 1 à 2 jours |
| Signature de la procuration chez un notaire local | 1 à 3 jours |
| Apostille | De 1 jour à 3 semaines — selon le pays |
| Livraison de l’original en Estonie | 3 à 7 jours |
| Traduction assermentée | 1 à 2 jours |
| Certification par un notaire et dépôt au registre | 1 jour |
| Décision d’enregistrement | Jusqu’à 5 jours ouvrés |
Si une apostille est délivrée dans votre pays en moins d’une journée, l’ensemble de la procédure d’enregistrement peut, de manière réaliste, être achevée en deux semaines.
L’impôt sur les bénéfices est dû au moment de la distribution des bénéfices, et non lorsqu’ils sont réalisés. Si vous réinvestissez vos bénéfices dans la croissance de votre entreprise, la charge fiscale est reportée.
Le reste relève davantage d’aspects pratiques, souvent plus importants : une entité juridique au sein de l’UE dotée d’un registre vérifiable, la possibilité d’utiliser des services de paiement européens, l’accès à un numéro de TVA pour les échanges intra-UE et une déclaration entièrement électronique.
Trois étapes au cours du premier mois : ouvrir un compte bancaire, mettre en place votre comptabilité et régler la question de la TVA. L’enregistrement à la TVA est obligatoire pour un chiffre d’affaires supérieur à 40 000 €, mais il est parfois effectué dès le départ — si vous achetez auprès de fournisseurs européens et souhaitez récupérer la TVA.
Une déclaration annuelle est obligatoire même en l’absence d’activité commerciale ; le délai est de six mois après la fin de l’exercice comptable.
Il suffit d'indiquer deux informations : le pays et le type d'entreprise que vous souhaitez enregistrer. En réponse, vous recevrez un modèle de procuration prêt à l'emploi à présenter à votre notaire, un devis et un délai d'exécution, tenant compte du temps nécessaire à l'obtention d'une apostille. Vous recevrez une réponse dans un délai d'un jour ouvré ; la consultation est gratuite.
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