Віртуальний офіс в Естонії — це комплексна послуга для компаній, які провадять діяльність віддалено та не мають власного офісу в Естонії. До пакета входять юридична адреса, що вказується в Комерційному регістрі, послуга контактної особи, якщо вона вимагається для компанії відповідно до законодавства, а також прийом та обробка офіційної кореспонденції.
Замість оформлення кількох послуг у різних постачальників ви отримуєте все необхідне в одного провайдера: діючу бізнес-адресу в Таллінні, отримання офіційних документів, їхнє сканування та електронне пересилання.
Такий формат особливо зручний для e-резидентів, іноземних підприємців та власників естонських OÜ, які управляють компанією з-за кордону. Компанія зберігає актуальні реєстраційні дані та залишається доступною для Комерційного регістра, Податково-митного департаменту Естонії (EMTA), судів, інших державних органів та ділових партнерів без потреби орендувати фізичний офіс.
Отриману кореспонденцію ми скануємо та надсилаємо на вашу електронну пошту. Оригінали документів зберігаються протягом установленого терміну і за потреби можуть бути відправлені кур’єром.
| Що це | Пакет «все в одному»: юридична адреса + контактна особа + прийом та обробка офіційної кореспонденції |
|---|---|
| Яке завдання вирішує | Дозволяє компанії, якою управляють із-за кордону, підтримувати актуальні реєстраційні дані, своєчасно отримувати офіційну кореспонденцію та виконувати вимоги законодавства. |
| Що входить | Юридична адреса для Комерційного регістра, послуга контактної особи, прийом, сканування та пересилання офіційної кореспонденції. |
| Кому потрібен | E-резидентам, іноземним власникам бізнесу, підприємцям, які управляють компанією віддалено, а також власникам естонських компаній, які хочуть використовувати професійну юридичну адресу замість домашньої та уникнути витрат на оренду окремого офісу. |
| Чим НЕ є | Це не оренда офісу чи робочого місця. Послуга не включає кабінет, переговорні кімнати або коворкінг. |
| Вартість | Пакет від 280 € на рік; компоненти окремо — дорожче. |
| Зберігання пошти | Оригінали зберігаються до 6 місяців. |
| Правова основа | Комерційний кодекс Естонії, Закон про комерційний регістр та інші застосовні норми законодавства. |
Якщо у вас виникнуть запитання або ви не впевнені, який варіант підійде саме вашій компанії, наші фахівці безкоштовно проконсультують вас і допоможуть дібрати оптимальний пакет послуг.
Віртуальний офіс — це комплексна послуга, яка об’єднує юридичну адресу, послугу контактної особи (за потреби) та прийом офіційної кореспонденції в межах одного договору. Такий формат дозволяє зареєструвати компанію в Естонії, своєчасно отримувати офіційні документи та управляти бізнесом дистанційно.
Віртуальний офіс особливо затребуваний серед e-резидентів, іноземних підприємців та власників компаній, які працюють віддалено. Він також підходить підприємцям в Естонії, які не хочуть використовувати домашню адресу як юридичну або орендувати окремий офіс.
Важливо розуміти, що віртуальний офіс — це не оренда робочого простору. До послуги не входять кабінет, переговорні кімнати, робочі місця чи коворкінг. Основне завдання віртуального офісу — надати компанії юридичну адресу, забезпечити отримання офіційної кореспонденції та допомогти виконати вимоги законодавства.
Завдяки цифровим державним сервісам Естонії більшість корпоративних процедур можна виконувати повністю онлайн. Компанія може реєструватися, подавати звітність, взаємодіяти з державними органами та управлятися дистанційно, використовуючи юридичну адресу та, за потреби, послугу контактної особи.
Віртуальний офіс — це рішення для компаній, яким необхідна юридична адреса в Естонії та зручне отримання офіційної кореспонденції без оренди власного офісу.
Найчастіше послугою користуються:
E-резиденти, які реєструють та управляють естонською компанією повністю дистанційно.
Іноземні підприємці, які відкривають бізнес в Естонії для роботи на європейському ринку.
Засновники стартапів, яким важливо швидко зареєструвати компанію та розпочати діяльність без додаткових витрат на офіс.
Власники діючих естонських компаній, які прагнуть використовувати професійну юридичну адресу замість домашньої.
Компанії з іноземними членами правління, яким потрібна послуга контактної особи у випадках, передбачених законодавством Естонії.
Холдингові, інвестиційні та IT-компанії, які працюють віддалено й не потребують постійного фізичного офісу.
Консультанти, фрілансери, агентства та онлайн-бізнес, що ведуть діяльність повністю в цифровому форматі.
У більшості випадків віртуальний офіс дозволяє відмовитися від оренди окремого приміщення, зберігши професійну юридичну адресу та організовану роботу з офіційною кореспонденцією.
Важливо розуміти, що законодавство Естонії не вимагає від більшості компаній наявності фізичного офісу. Більшість корпоративних процедур — реєстрація компанії, подання річної звітності, взаємодія з державними органами та зміна реєстраційних даних — здійснюються в електронному вигляді. Саме тому віртуальний офіс став стандартним рішенням для тисяч естонських компаній, власники яких працюють як із-за кордону, так і з самої Естонії.
Віртуальний офіс — це не окрема юридична категорія, а комплексна послуга, яка об’єднує юридичну адресу, послугу контактної особи та прийом офіційної кореспонденції. При цьому кожну з цих послуг можна замовити окремо, якщо вашій компанії не потрібен повний пакет:
Юридична адреса
Офіційна адреса компанії, яка вказується в Комерційному регістрі Естонії. Необхідна кожній естонській компанії незалежно від виду діяльності.
Контактна особа
Ліцензований постачальник корпоративних послуг, який приймає офіційні документи, направлені компанії, у випадках, передбачених законодавством Естонії. Потрібна окремим компаніям відповідно до вимог законодавства.
Віртуальний офіс
Юридична адреса, послуга контактної особи та прийом, обробка і пересилання офіційної кореспонденції в межах одного договору.
Підходить компаніям, які прагнуть передати адміністративні питання одному постачальнику послуг та працювати без власного офісу.
Ми супроводжуємо бізнес в Естонії на всіх етапах — від реєстрації компанії до її щоденного адміністрування та дотримання вимог законодавства.
Окрім послуги віртуального офісу, ми пропонуємо:
Юридичну адресу в Естонії
Послугу контактної особи
Реєстрацію компаній в Естонії (зокрема для e-резидентів, через нотаріуса або за довіреністю)
Готові компанії в Естонії
Бухгалтерське обслуговування, податковий супровід та VAT-реєстрацію
Підготовку та подання річної звітності
Отримання ліцензій та дозволів в Естонії
Багато клієнтів обирають комплексний супровід, оскільки це дозволяє передати всі адміністративні питання одному постачальнику послуг. Юридична адреса, контактна особа, бухгалтерське обслуговування, підготовка річної звітності та корпоративні зміни координуються однією командою, що допомагає своєчасно виконувати вимоги законодавства та знижує ризик пропуску важливих повідомлень або термінів.
Після підключення послуги компанія отримує юридичну адресу в Естонії, а вся офіційна кореспонденція надходить через ліцензованого постачальника корпоративних послуг. Власнику компанії не потрібно перебувати в Естонії, щоб отримувати важливі документи або взаємодіяти з державними органами.
Юридична адреса — Юридична адреса компанії в Таллінні, яка вказується в Комерційному регістрі Естонії. Послуга підходить як для реєстрації нової компанії, так і для зміни юридичної адреси вже діючої юридичної особи.
Контактна особа — За потреби компанія отримує послугу ліцензованої контактної особи відповідно до вимог законодаства Естонії. Контактна особа приймає офіційні документи, направлені компанії державними органами, судами та іншими установами, у випадках, передбачених законом.
Прийом та обробка кореспонденції — Уся офіційна кореспонденція, що надходить, приймається та обробляється нашими фахівцями. Це дозволяє своєчасно інформувати клієнта про отримані документи та не пропустити важливі повідомлення.
Сканування та пересилання — Після отримання документи скануються та надсилаються клієнту електронною поштою. Оригінали зберігаються до 6 місяців і за запитом можуть бути відправлені кур’єрською службою в будь-яку країну світу.
Підтвердження адреси — За запитом ми надаємо лист, що підтверджує використання юридичної адреси компанії. Такий документ може знадобитися банкам, платіжним установам, державним органам або діловим партнерам при проходженні процедур перевірки.
Єдиний договір — Усі послуги віртуального офісу оформлюються одним договором. Клієнту не потрібно взаємодіяти з кількома постачальниками послуг або координувати роботу різних компаній — юридична адреса, контактна особа та обробка офіційної кореспонденції перебувають під управлінням однієї команди.
Ви обираєте відповідний пакет
Ми уточнюємо потреби вашої компанії та визначаємо склад послуг: юридична адреса, контактна особа або повний пакет віртуального офісу. Договір підписується дистанційно, після проходження необхідних процедур ідентифікації та перевірки клієнта.
Готуються документи для Комерційного регістра
Для нової компанії юридична адреса та контактна особа вказуються при реєстрації. Якщо компанія вже діє, ми можемо допомогти підготувати документи для зміни її реєстраційних даних.
Дані вносяться до Комерційного регістра
Після розгляду заяви регістром нова юридична адреса та, за потреби, контактна особа відображаються в реєстраційній картці компанії.
Ми приймаємо офіційну кореспонденцію
Листи та документи, що надходять на юридичну адресу від Комерційного регістра, Податково-митного департаменту, судів та інших відправників, приймаються нашим офісом у Таллінні.
Документи скануються та надсилаються клієнту
Отримана кореспонденція реєструється, сканується та пересилається на вказану клієнтом адресу електронної пошти. Оригінали зберігаються відповідно до умов договору і можуть бути відправлені кур’єром за запитом.
Компанія продовжує працювати дистанційно
Власник може управляти компанією з Естонії або з-за кордону, не орендуючи окремий офіс. При цьому важливо своєчасно повідомляти про зміну контактних даних, відстежувати отримані документи та виконувати вказані в них вимоги й терміни.
Юридична адреса, яка надається в межах послуги віртуального офісу, може використовуватися при реєстрації нової компанії в Естонії або при зміні юридичної адреси вже існуючої компанії. Адреса вказується в Комерційному регістрі як офіційна адреса юридичної особи.
При проходженні процедури KYC банки та платіжні установи запитують відомості про компанію, зокрема її юридичну адресу. За запитом ми надаємо лист, що підтверджує право використання віртуальної юридичної адреси, який може знадобитися при відкритті рахунку або проходженні перевірки.
При цьому важливо розуміти, що рішення про відкриття рахунку ухвалюється банком або платіжною установою самостійно. Окрім юридичної адреси, зазвичай оцінюються структура власності компанії, характер діяльності, джерело коштів, бізнес-модель та інші фактори в межах процедур KYC та AML.
Вартість послуги віртуального офісу починається від 280 € на рік.
У пакет уже входять:
юридична адреса в Естонії;
послуга контактної особи (за потреби);
прийом, сканування та пересилання офіційної кореспонденції;
зберігання оригіналів документів протягом установленого терміну;
підготовка підтвердження використання юридичної адреси за запитом.
При замовленні повного пакета вартість зазвичай нижча, ніж при оформленні юридичної адреси та послуги контактної особи окремо. Крім того, клієнт отримує єдиний договір, одну точку контакту та комплексний супровід без потреби взаємодіяти з кількома постачальниками послуг.
До вартості послуг додається VAT відповідно до вимог законодавства. Кур’єрська доставка оригіналів документів сплачується окремо за потреби.
Віртуальний офіс — це не просто юридична адреса. Від надійності постачальника залежить, наскільки своєчасно компанія отримуватиме офіційну кореспонденцію та чи зможе виконувати вимоги законодавства.
Перед укладенням договору рекомендуємо звернути увагу на кілька важливих критеріїв:
Наявність ліцензії
Якщо вам потрібна послуга контактної особи, переконайтеся, що постачальник має діючий дозвіл на надання корпоративних послуг. Інформацію про ліцензію можна перевірити в Регістрі економічної діяльності (MTR).
Реальний офіс в Естонії
Уточніть, де фактично приймається офіційна кореспонденція компанії. Надійний постачальник використовує діючий офіс і має зрозумілий порядок обробки документів, що надходять.
Порядок роботи з кореспонденцією
Важливо заздалегідь дізнатися:
як швидко документи скануються та пересилаються клієнту;
скільки часу зберігаються оригінали;
чи можлива відправка документів кур’єрською службою;
яким чином клієнт повідомляється про надходження важливих листів.
Прозорі умови договору
У договорі має бути чітко вказано, які послуги входять у вартість, які оплачуються додатково, а також обов’язки та відповідальність кожної зі сторін.
Комплексний супровід
Якщо, окрім віртуального офісу, вам знадобляться бухгалтерський супровід, реєстрація змін у Комерційному регістрі або інші корпоративні послуги, зручніше працювати з компанією, яка зможе супроводжувати бізнес комплексно.
Компанія eBusiness Solutions OÜ є ліцензованим постачальником корпоративних послуг (ліцензія FIU000421) та офіційним учасником e-Residency Marketplace. Ліцензію можна перевірити в Регістрі економічної діяльності (MTR).
Оформіть віртуальний офіс повністю дистанційно. Ми підготуємо договір, зареєструємо юридичну адресу, надамо контактну особу (за потреби) та організуємо прийом офіційної кореспонденції, щоб ви могли управляти компанією з будь-якої точки світу.
Замовити