Estonya’daki irtibat kişisi, Ticaret Sicili’nde kayıtlı, şirketiniz adına resmi belgeleri ve bildirimleri (Ticaret Sicili, Vergi ve Gümrük Kurumu (EMTA), mahkemeler ve diğer resmi makamlardan gelen mektuplar) alan lisanslı bir temsilcidir. Yurtdışında ikamet edenler ve e-ikamet edenler tarafından sahip olunan ve yönetilen Estonya şirketleri için bu, mevzuata uyumun temel bir unsurudur: başka bir ülkeden işinizi yönetirken hiçbir resmi bildirimin gözden kaçmamasını sağlar.
Yalnızca lisanslı kurumsal hizmet sağlayıcıları da dahil olmak üzere sınırlı sayıda kişi, yasal olarak irtibat kişisi olarak görev yapma hakkına sahiptir. Lisanslı bir hizmet sağlayıcı olarak, Estonya’da irtibat kişisi hizmetleri sunuyoruz: kendimizi şirketinizin irtibat kişisi olarak kaydettiriyor, yazışmaları alıyoruz, dijital ortama aktarıyoruz ve alındıkları gün size iletiyoruz. Böylece Estonya makamlarıyla güvenilir bir resmi iletişim kanalı elde edersiniz; ayrıca sicil kaydından gelen herhangi bir bildirim veya EMTA’dan gelen herhangi bir sorunun gözden kaçmayacağından emin olabilirsiniz.
| Konu | Pratik açıklama |
|---|---|
| Nedir? | Estonya’da, şirket adına resmi belgeleri ve niyet beyanlarını almaya yetkili, lisanslı bir temsilci |
| Kimler için gereklidir | Yurtdışında ikamet eden kişiler tarafından sahip olunan ve yönetilen şirketler; şirketin yönetim kurulunun yurtdışında bulunması durumunda kanunen zorunludur |
| Ne sağlar | Şirket, devlet kurumları, mahkemeler ve iş ortakları tarafından erişilebilir durumda kalır; bu sayede şirket sicilinde şirketin “ulaşılamaz” olarak işaretlenmesi önlenir |
| Yetkiler | Yalnızca pasif: belgeleri alır, ancak şirket adına hareket etme veya karar verme yetkisi yoktur |
| Kimler temsilci olarak görev yapabilir | Noterler, avukatlar ve hukuk büroları, yeminli muhasebeciler, yerleşik olmayanlar için vergi temsilcileri ve lisanslı kurumsal hizmet sağlayıcıları |
| Yasal etki | Bir irtibat kişisine yapılan tebligat, şirkete yapılmış tebligat olarak kabul edilir |
| Yasal dayanak | Estonya Ticaret Kanunu ve Ticaret Sicili Kanunu (§ 24) |
| Maliyet | Yıllık 150 € – sabit ücret; piyasa ortalaması – yıllık yaklaşık 250 € |
Herhangi bir sorunuz olursa, yöneticilerimiz her zaman yanınızda ve size yardımcı olmaya hazır! Şirketinizin belirli bir irtibat kişisine, kayıtlı ofis adresine ya da her iki hizmete birden ihtiyacı olup olmadığından emin değilseniz — bize bir talep göndermeniz yeterlidir; uzmanlarımız size ücretsiz olarak danışmanlık hizmeti sunacaktır.
Estonya, şirketlerin tamamen uzaktan sahip olunmasına ve yönetilmesine izin vermektedir — on binlerce Estonya OÜ’sü yabancılar ve e-ikamet sahiplerine aittir. Ancak uzaktan yönetim modelinin bir zayıf noktası vardır: devletin, mahkemelerin ve iş ortaklarının, şirkete resmi bildirimlerin iletilebileceği güvenilir bir kanala ihtiyacı vardır. Bu görev, sicilde kayıtlı yerel irtibat kişisi tarafından yerine getirilir.
Yurtdışında yerleşik bir yönetim kurulu varsa ve irtibat kişisi bulunmuyorsa ne olur:
Belgenin belirlenen irtibat kişisine teslim edilmesi, yasal olarak şirketin kendisine teslim edilmesiyle eşdeğerdir – bu nedenle, belirlenen bir irtibat kişisi olduğunda, nerede olursanız olun şirketiniz her zaman devletle ‘irtibat halinde’ olur.
Yasa, irtibat kişisi olarak atanabilecek kişilerin kapsamını sınırlamaktadır — bu rol, yalnızca yüksek nitelik ve özen standartlarını karşılayan meslek sahiplerine ayrılmıştır. Ticaret Sicili Kanunu’nun 24. maddesi uyarınca, aşağıdakiler irtibat kişisi olarak görev alabilir:
Estonya’da yaşayan bir arkadaş, tanıdık veya çalışan, irtibat kişisi olarak görev yapmaya yetkili değildir — sicil dairesi böyle bir atamayı kabul etmeyecektir. Uygulamada, lisanslı bir hizmet sağlayıcı, listedeki en erişilebilir ve esnek seçenektir: hizmet tek bir günde uzaktan düzenlenir, sabit bir yıllık ücret karşılığında sunulur ve net bir sözleşme ile desteklenir.
İrtibat kişisinin rolü tamamen pasiftir ve kurucunun bunu anlaması önemlidir: Biz sadece şirkete hitaben gönderilen belgeleri almakla yetkilendirilmiş durumdayız. İrtibat kişisi, şirket adına belgeleri imzalayamaz, hesapları yönetemez, kararlar alamaz veya şirketin yönetimine başka herhangi bir şekilde müdahale edemez. Şirket üzerinde tam kontrol sizdedir — biz sadece yazışmalar ve hukuki işlemler için garantili bir kanal görevi görüyoruz.
Hizmetin pratikte nasıl işlediği:
Kayıtlı temsilci ve kayıtlı ofis adresi, farklı amaçlara hizmet eden iki ayrı hizmettir ve yerleşik olmayan şirketler genellikle her ikisine de ihtiyaç duyar. Bu hizmetleri tek bir sağlayıcıdan paket halinde sipariş ederek, tüm resmi yazışmalar için tek bir irtibat noktası elde edersiniz: hem şirketin kayıtlı postasını hem de irtibat kişisine gönderilen belgeleri biz yönetiriz — böylece yıllık raporun son teslim tarihi veya EMTA’dan gelen bir talep, iki hizmet sağlayıcı arasında kaybolmaz.
İrtibat kişisi kavramı, uzaktan şirket sahipliğindeki patlama ile birlikte Estonya hukukuna dahil edilmiştir: Estonya hukuku, bir OÜ’nün yönetim merkezinin dünyanın herhangi bir yerinde bulunmasına izin vermektedir ve devletin bu tür şirketlerle resmi iletişim kurmak için garantili bir kanala ihtiyacı vardı. Bu gerekliliği ayrıntılı olarak inceleyelim.
İrtibat kişisi atama zorunluluğu ilk olarak 2018 yılında Ticaret Kanunu’nda yapılan değişikliklerle yürürlüğe girmiştir. 1 Şubat 2023 tarihinden itibaren bu husus Ticaret Sicili Kanunu ile netleştirilmiştir: 24. maddeye göre, bir tüzel kişilik, usul belgelerinin ve niyet beyanlarının tebliğ edileceği bir kişiyi Estonya’da atayabilir; tüzel kişiliğin adresi yurtdışında ise, irtibat kişisi ataması zorunludur. İrtibat kişisinin adresi, şirketin resmi Estonya adresi olarak kabul edilir.
Estonya’da kayıtlı ofisi bulunan ancak yönetim kurulu yurtdışında bulunan şirketler için, reformun ardından irtibat kişisi atanması her durumda resmi olarak zorunlu olmaktan çıkmıştır — ancak bu, standart piyasa uygulaması olmaya devam etmektedir: Ticari Sicil ve EMTA’dan gelen yazışmaların başka bir ülkede bulunan yönetim kadrosuna ulaşmasını ve Ticari Sicil’in şirketi “ulaşılamaz” olarak işaretlememesini sağlayan kişi işte bu kişidir.
Bu kavramlar sıklıkla karıştırılır. Kayıtlı ofis, Ticaret Sicili’nde kayıtlı olan şirketin Estonya’daki adresidir: bu, şirketin “kayıtlı” olduğu ve postalarını aldığı yerdir. İrtibat kişisi ise, şirket adına belgelerin ve niyet beyanlarının resmi olarak tebliğ edildiği yetkili temsilcidir (Estonya’daki temsilci kişi). İlki şirketin fiziki konumuyla ilgilidir, ikincisi ise usul açısından erişilebilirliğin garanti edilmesini sağlar. Bu hizmetler birbirinden bağımsız olarak sipariş edilebilir, ancak yerleşik olmayan bir şirket için standart yapı her ikisinin birden bulunmasıdır: adres, iş yeri şartını yerine getirirken, irtibat kişisi resmi bildirimler için bir kanal görevi görür.
Yeni bir şirket için irtibat kişisi, kayıt başvurusunda doğrudan belirtilir – bunu, kayıtlı ofisin tesciliyle aynı anda gerçekleştiririz. Mevcut bir şirket için, bilgiler Ticaret Sicili’nde güncellenir: yönetim kurulu tarafından e-Residency aracılığıyla imzalanmış veya bir noter nezdinde ya da vekaletname yoluyla düzenlenmiş bir değişiklik başvurusu sunulur. Başka bir sağlayıcıdan geçiş 1–3 iş günü sürer ve şirketin erişilebilirliğini kesintiye uğratmaz.
Yıllık ücret ödendiği sürece hizmet aktif kalır. Önemli: İrtibat kişisiyle yapılan sözleşme feshedilir ve yeni bir irtibat kişisi atanmazsa, sağlayıcı, kayıt defterine bildirimde bulunarak irtibat kişisinin bilgilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir; bu durumda, yönetim kurulu yurtdışında bulunan şirket, yukarıda açıklanan tüm risklerle birlikte resmi bir iletişim kanalından mahrum kalır. Hizmetin kesintiye uğramamasını sağlamak için yenileme hatırlatmasını önceden göndeririz.
Estonya’da lisanslı sağlayıcılar tarafından sunulan irtibat kişisi hizmeti, sabit bir yıllık ücret gerektirir; piyasada bu ücret yıllık yaklaşık 250 €’dan başlar. Ücretimiz, tüm yazışmaların alınması, dijitalleştirilmesi ve iletilmesini de içeren yıllık 150 €’dur; yalnızca talep üzerine kağıt orijinallerin kurye ile teslimi ayrı olarak ücretlendirilir. Kayıtlı ofis adresini içeren bir paket kapsamında sipariş edildiğinde, 280 €’luk paket fiyatı geçerlidir.
Lütfen şirketinizin bilgilerini içeren bir talep gönderin (ya da şirketin tescil süreci devam ediyorsa bunu bize bildirin) — sözleşmeyi hazırlayıp bilgileri bir iş günü içinde Ticaret Sicili’ne kaydedeceğiz.
Şimdi Sipariş Verin